המדריך לעיצוב חתימה למייל בצורה מקצועית

החתימה במייל היא כלי לא מבוטל ליצירת רושם מקצועי ולבניית מותג אישי – היא מאפשרת להעביר מידע כמו פרטי התקשרות, תפקיד ופרטי עסק או חברה, בכך היא גם מחזקת את האמינות והנגישות שלכם ויוצרת חוויית תקשורת אחידה ומקצועית. החתימה במייל היא כלי חינמי ונגיש לכולם המאפשרת למתג כל עסק בצורה גרפית ולשדרג את המראה והמקצועיות של התקשורת הדיגיטלית של כל עסק ללא עלות. באמצעות כמה צעדים פשוטים, ניתן ליצור חתימה מותאמת אישית שמשלבת פרטי קשר, לוגו וקישורים רלוונטיים ובמסגרת מדריך זה נסביר לכם צעד אחר צעד כיצד לעשות זאת.

איך עושים חתימה במייל?

ראשית, בכדי להוסיף חתימה לג'ימייל יש צורך להיכנס לעמוד שבו ניתן לערוך את החתימה – לחצו על אייקון גלגל השיניים בחלקו העליון של המייל ואז לחצו על הגדרות. כאשר העמוד נפתח עליכם לוודא שאתם נמצאים בלשונית "כללי", גללו עם העכבר למאטה כדי לראות את המשך הדף, עד שתראו את אפשרות החתימה.

בתוך תיבת הטקסט של חתימת המייל, עליכם להכניס את הטקסט בו אתם מעוניינים כחתימה ושימו לב – אם אתם רוצים להוסיף קישור לאתר שלכם או לעמוד הפייסבוק שלכם, תוכלו לעשות זאת בקלות: בחרו את הטקסט שאתם מעוניינים להוסיף לו את הקישור ולחצו על אייקון הקישור – בחלון שנפתח תוכלו להדביק כתובת דף פייסבוק או כתובת אתר אינטרנט ולסיום לחצו על אישור.

עיצוב חתימה למייל

אחרי שהבנו היכן וכיצד עושים זאת – הגיע הזמן לעצב את החתימה, מראש נאמר לכם שמדובר בשלב החשוב ביותר בכל ההליך ויש לכם שתי דרכים עיקריות לעשות זאת: חתימה שהיא תמונה אותה תוכלו לעצב בעצמכם או חתימה טקסטואלית.

חתימה כתמונה/לוגו

לכל אחד ואחת יש אפשרות לעצב בתוכנות העיצוב הידידותיות שקיימות כיום לוגו משלהם, זה יכול להיות פוטושופ או קנבה או כל תוכנת עיצוב אחרת, כאשר היתרונות של העיצוב העצמאי הוא שליטה מלאה במראה, בצבעים ובפרטים הגרפיים.

ניתן לשלב לוגו, אייקונים וסמלים בצורה מדויקת וליצור מראה מרשים באמת, אך יחד עם זאת, ישנם גם חסרונות בשימוש בתמונה כחתימה – החיסרון העיקרי הוא חוסר הנגישות, שכן לא ניתן ללחוץ על הקישורים בתמונה, מה שמגביל את היכולת של הנמענים להגיע לאתר שלכם, לרשתות החברתיות, או לשלוח לכם מייל חוזר בקלות.

חתימה טקסטואלית

יצירת חתימה טקסטואלית מאפשרת גמישות ונגישות – ניתן לשלב בה קישורים פעילים לכל אמצעי התקשורת והמדיה החברתית, מה שמקל על הנמענים ליצור קשר או לקבל מידע נוסף עליכם ועל העסק או החברה שלכם.

החתימה נטענת בצורה קלה בכל מערכת דואר, מתאימה לכל פלטפורמה, ונשארת קריאה ומסודרת גם במיילים ארוכים. החיסרון שלה? היא פחות מרשימה ויזואלית מחתימה מעוצבת כתמונה והעיצוב הגרפי בה מוגבל לפורמט של המייל, מה שמצריך מכם יצירתיות רבה יותר לשילוב אלמנטים גרפיים בצורה חכמה.

גודל חתימה למייל

בעידן הטלפונים הניידים, רזולוציית המסכים הולכת וקטנה וכתוצאה מכך גם גודל החתימה הופך קטן יותר. כאשר מעלים חתימה למייל לא מומלץ לעבור את הרוחב של 320 פיקסלים. במידה ואתם מעלים חתימה ברוחב גדול מזה, בחלק מספקי המיילים התמונה תיחתך כאשר יצפו בה בסמארטפון, כמו כן, לא מומלץ לעבור את הרוחב גם בחתימה שהיא תמונה וגם בחתימה שכוללת טקסט בלבד. עוד דבר אחד חשוב – דעו שאין הגבלה לגובה של החתימה, אלא רק לרוחב שלה, ובכל זאת עדיף שלא לבחור בחתימה שתופסת נפח עמוד רב.

הוספת תמונה לחתימה בג'ימייל

אם יש לכם חתימה מעוצבת לג'ימייל או אם אתם מעוניינים לצרף גם לוגו של העסק שלכם, כל שתדרשו לעשות הוא ללחוץ על האייקון של הוספת תמונה ולהעלות אותה. אם אתם מעוניינים להעלות תמונה מהמחשב לג'ימייל כחתימה, אך אינכם מצליחים לעשות זאת ישירות מדפדפן האינטרנט, הקפידו לשמור את התמונה במחשב שלכם במקום נגיש, למשל שולחן העבודה, ואז העלו אותה משם.

הוספת חתימה למייל בכל ההודעות שנשלחות

מצב ברירת המחדל של ג'ימייל הוא להציג את החתימה רק בהודעה הראשונה שאתם שולחים, לאחר מכן היא לא תוצג בתגובות של שרשור ההודעה. אם אתם מעוניינים שחתימת המייל תופיע בכל הודעה בשרשור, עליכם לסמן את האפשרות: "החתימה הזו תופיע לפי טקסט מצוטט בתשובות בלי הקו שנמצא לפניו". לאחר שתסמנו את האפשרות ותשמרו את השינויים, החתימה שלכם תופיע בכל הודעה שאתם כותבים, לרבות תגובות להודעה.

האם אפשר להשתמש במספר חתימות לג'ימייל?

ג'ימייל השיקו ממשק חתימות חדש שמאפשר להוסיף חתימות למייל בצורה קלה ויעילה יותר, יחד עם אזור החתימות החדש הם גם השיקו כלי שמאפשר לבחור איזו חתימה אנחנו מעוניינים לשלוח מבין כל החתימות שהגדרנו בחשבון המייל. היכולת להשתמש במספר חתימות מאפשר לשנות את תמונת החתימה בהתאם לנמען וכן להוסיף לחתימה עיצוב באנרים המציעים את השירותים השונים שיש לעסק להציע.

טיפים ליצירת חתימה במייל

אם החלטתם ללכת על זה וליצור בעצמכם את החתימה, יש לנו כמה טיפים שיסייעו לכם לעשות זאת בהצלחה:

• שמרו על פשטות – חתימה למייל צריכה להיות תמציתית וברורה, כללו רק את הפרטים החשובים: שם מלא, תפקיד, שם החברה, מספר טלפון, כתובת מייל וקישורים רלוונטיים.
• השתמשו בפונטים קריאים – בחרו גופן פשוט וברור, כמו Arial או Helvetica, בגודל סביר (10-12), כדי שהחתימה תהיה קריאה על כל פלטפורמה.
• שלבו צבעים חכמים – השתמשו בצבעי המותג שלכם, אך עשו זאת במתינות.
• הימנעו משימוש מופרז בתמונות – תמונה של לוגו יכולה להוסיף למראה המקצועי, אך זכרו לשמור אותה על גודל קטן כדי לא להכביד על המייל.
• ודאו שהקישורים פעילים – אם אתם משתמשים בקישורים בחתימה הטקסטואלית, ודאו שהם פועלים כראוי.
• התאימו את החתימה למכשירים שונים (כמו מחשב, טאבלט או טלפון נייד) – ודאו שהחתימה נראית היטב בכל גודל מסך.
• כללו קריאה לפעולה – אם יש משהו חשוב שתרצו שהנמענים יעשו, כמו לבקר באתר שלכם, להירשם לניוזלטר או לעקוב אחריכם ברשתות החברתיות, כתבו זאת בחתימה בצורה בולטת אך לא מציקה.
• עדכנו את החתימה באופן קבוע – אם יש שינויים בתפקיד שלכם, בפרטי הקשר או בקישורים, הקפידו לעדכן את החתימה.

ולסיום נאמר כי כיום כל אדם יכול ליצור חתימה בג'ימייל באופן עצמאי, אך אם אתם מעוניינים בחתימה מעוצבת ומרשימה שתיצור את הרושם הנכון בקרב כל אדם שמקבל מכם מייל, מומלץ שתבחרו באנשי המקצוע הטובים ביותר בתחום עיצוב החתימות לג'ימייל.